Comment éviter trop de paperasse sur votre bureau. Vous avez accumulé de plus en plus de documents en version papier et vous avez l’impression d’être débordé? Saviez-vous qu’un bureau rangé et ordonné, ça vous rendra la vie beaucoup plus agréable?

Est-ce que vous saviez que la consommation mondiale de papier augmente en moyenne de 20% par an. C’est ouf !

En moyenne en Belgique, on consomme 50KG de papier imprimé par an, et franchement, il y a de nombreuses solutions alternatives pour diminuer votre consommation. Dans cet article, j’aborde quelques tricks pour diminuer la conso, mais pour aussi stocker un max en ligne pour diminuer la quantité de papier sur votre bureau.

Comment éviter les papiers sur votre bureau?

Le gaspillage de papier est un gros problème pour les entreprises. Si vous pouvez la réduire sur le lieu de travail, vous pouvez avoir un impact positif sur l’environnement et économiser de l’argent. Il existe de nombreux moyens simples pour les entreprises et les organisations de réduire leur consommation de papier. Même de petites actions peuvent devenir une habitude et nous aider à développer un mode de vie plus durable et plus respectueux de la planète.

C’est pourquoi il est essentiel de savoir comment éviter les papiers sur votre bureau.

Comment réduire la consommation de papier dans votre bureau

Voici huit façons de réduire l’utilisation du papier :

 

1.      Réfléchissez avant d’imprimer

Réfléchissez à deux fois pour savoir si vous avez vraiment besoin d’imprimer. Si vous devez le faire, veillez à imprimer en recto-verso (duplex), ce qui est un moyen très simple de réduire de moitié la consommation de papier.

2.      Optez pour les formulaires numériques

Que vous envoyiez des enquêtes de satisfaction à vos clients, que vous demandiez des commentaires sur vos produits ou que vous demandiez des informations sur l’avancement d’une tâche, l’utilisation de formulaires numériques est plus pratique et plus efficace, et moins coûteuse. En outre, les formulaires en ligne vous permettent d’intégrer automatiquement les réponses à d’autres logiciels.

3.      Utiliser des moyens électroniques pour communiquer

Les technologies actuelles offrent aux entreprises de nombreuses possibilités de travailler avec beaucoup moins de papier. Les scanners de courrier électronique, les intranets, l’internet et les documents numériques peuvent réduire l’utilisation du papier dans tous les domaines tout en permettant de gagner du temps et de l’argent.

Le courrier électronique, les SMS et d’autres plateformes peuvent être utilisés pour envoyer des informations sans nuire à l’environnement.

4.      Suivi de l’empreinte d’impression personnelle de votre bureau

Créez des systèmes pour mesurer le nombre de copies imprimées dont vos employés sont personnellement responsables chaque mois. Cette connaissance les motivera à réduire leur empreinte papier personnelle. Vous pouvez également organiser des concours pour promouvoir la réduction des impressions, comme le “champion vert du mois” qui récompense ceux qui ont imprimé le moins de copies.

5.      Stocker les fichiers sous forme numérique

Le stockage de vos documents sur un serveur ou un système en nuage est une solution écologique, mais il peut aussi améliorer la productivité du bureau. En utilisant une archive numérique, vous garderez tous vos fichiers organisés et stockés à votre guise. Cela permettra à vos employés d’y accéder quand ils en ont besoin et de garder les fichiers en sécurité.

 

6.      Optez pour le reporting numérique

L’établissement de rapports est plus facile lorsque vos dossiers sont stockés dans un système numérique. Les logiciels peuvent proposer des rapports standards en quelques clics, fournir des informations en temps réel et permettre aux utilisateurs de personnaliser leurs rapports. Les rapports numériques permettent de gagner du temps et de l’argent et sont plus précis.

 

7.      Imprimer sur les deux faces du papier

Si vous devez imprimer, l’impression sur les deux faces du papier réduira considérablement les déchets de papier. En fait, il permet d’économiser jusqu’à 50 % des coûts de papier. L’impression recto-verso permet d’économiser sur les achats de papier, le stockage et l’envoi.

8.      Acheter du papier recyclé

L’utilisation de papier recyclé permet d’économiser de l’énergie, de réduire les émissions de gaz à effet de serre et de libérer de l’espace dans les décharges pour d’autres types de déchets qui ne peuvent être recyclés. Vous devriez également envisager d’acheter du papier fabriqué à partir de chanvre, de coton biologique ou de matériaux de papier pré-recyclé, des alternatives qui pourraient également contribuer à réduire la production de papier.

Vous ne pourrez peut-être pas sauver le monde en réduisant votre consommation de papier, mais en suivant ces conseils pour économiser du papier au bureau, vous ferez votre part pour promouvoir la durabilité dans votre entreprise.

Quels sont les avantages d’un bureau sans papier ?

Outre l’impact environnemental positif de la réduction de la consommation de papier, le passage au zéro papier présente d’autres avantages :

Amélioration de l’efficacité de la gestion des documents.

La gestion de la documentation dans l’environnement numérique est beaucoup plus agile et rapide que la gestion des documents papier :

• On passe moins de temps à chercher un document numérique que dans un dossier physique.
• Les informations sont facilement accessibles à tous les employés du bureau.
• L’accès aux documents confidentiels peut être limité plus facilement
• Les employés peuvent travailler à distance, de n’importe où
• Amélioration de la traçabilité des documents, puisqu’il est possible de savoir qui les crée ou les modifie, et quand.

Sécurité accrue de l’information

La sécurité des informations stockées sur des supports numériques est plus élevée que celle des documents stockés sur papier. Il est plus facile et moins coûteux de faire des copies de sauvegarde, de sorte que si des fichiers sont perdus, ils peuvent être récupérés plus facilement. D’autre part, les documents papier sont exposés aux accidents et sont plus accessibles aux tiers.

Il nous permet également de restreindre l’accès aux informations, en créant des rôles d’utilisateur ou en attribuant des autorisations individuelles afin que chaque personne de l’organisation ne puisse accéder qu’à ce dont elle a besoin pour effectuer son travail quotidien.

 Réduction des coûts

La numérisation des documents permet de réduire les coûts car vous n’achetez plus de papier ni d’encre et vous économisez sur la maintenance des imprimantes. En outre, le coût de l’envoi des documents par la poste est supprimé.

La possibilité de partager des informations et des documents en interne et en externe est simple et sécurisée.

Gagner de l’espace

L’un des principaux avantages d’un bureau sans papier est l’économie de l’espace consacré aux dossiers physiques. Grâce à la numérisation, tous les documents peuvent être archivés dans le nuage ou sur des serveurs privés. De cette façon, l’espace libéré peut être utilisé à d’autres fins.

Conclusion

En réduisant la consommation de papier dans nos bureaux, nous économisons du temps, de l’argent et de l’espace, sans oublier l’impact positif sur l’environnement.

RESSOURCES

Quelques outils pour diminuer les papiers sur votre bureau.

FAQ

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